Política de Conservación de Datos

1. Por qué existe esta política

Guardar datos personales para siempre no es prudente ni legal: la norma pide conservarlos solo mientras sean necesarios para el fin con el que se recogieron. Este documento dice cuánto dura ese «mientras» en cada caso, para que ni tú ni nosotros tengamos que adivinarlo.

2. Cuánto se guarda cada cosa

• Conversaciones y mensajes: mientras tu cuenta esté activa. Puedes borrar una conversación cuando quieras desde la Bandeja.
• Contactos: mientras tu cuenta esté activa o hasta que los borres tú.
• Archivos enviados y recibidos (fotos, documentos, audios): el mismo plazo que la conversación a la que pertenecen.
• Registros de auditoría (quién hizo qué en la plataforma): 24 meses. Es lo que permite investigar un incidente y demostrar quién autorizó qué.
• Registros técnicos del servidor: 90 días. No contienen el contenido de los mensajes.
• Datos de facturación: el plazo que exige la normativa fiscal, que puede ser mayor que el resto y es obligatorio para nosotros.
• Copias de seguridad: se conservan 30 días y se sobrescriben por rotación. Un dato borrado puede seguir en una copia hasta que le toque el turno.

3. Cuando cierras tu cuenta

• Dispones de 30 días para exportar tus datos. Durante ese plazo la cuenta queda inactiva pero recuperable.
• Pasados los 30 días, los datos de tu organización se eliminan de los sistemas activos.
• Las copias de seguridad que aún los contengan se sobrescriben en el ciclo de rotación, en un máximo de 30 días más.
• Se conservan únicamente los datos de facturación, por obligación fiscal, y los registros de auditoría necesarios para acreditar el cierre.

4. Cuando una persona pide que la borren

Cualquier persona puede solicitar la eliminación de sus datos desde nuestra página de solicitud de borrado. Atendemos esas solicitudes en un plazo máximo de 20 días hábiles. Si esa persona es contacto de una organización que usa WABEE, trasladamos la solicitud a esa organización, que es quien decide sobre esos datos.

5. Qué se aplica solo y qué lleva mano

Preferimos decirlo que dejarlo a la imaginación:

• Los registros de auditoría se borran solos. Un proceso revisa cada seis horas lo que ha pasado de los 24 meses y lo elimina, sin que nadie tenga que acordarse.
• Los registros técnicos los rota la propia infraestructura a los 90 días.
• El cierre de cuenta lleva mano. Los 30 días de plazo para exportar y la eliminación posterior los ejecutamos nosotros al recibir la baja; no es un automatismo.
• Las copias de seguridad se sobrescriben por rotación, así que un dato borrado puede seguir en una copia hasta que le toque el turno.

En cualquier momento puedes pedirnos la eliminación anticipada de datos concretos, sin esperar a ningún plazo.